Los
sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en
inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales
que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción
de bienes o servicios.
Definición
Los sistemas de planificación de recursos
empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de
gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio
asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los objetivos principales de los sistemas
ERP son:
• Optimización de los procesos
empresariales.
• Acceso a la información.
• Posibilidad de compartir información entre
todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones
innecesarias de reingeniería.
Las características que distinguen a un ERP
de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser modulares y
configurables:
• Modulares. Los ERP entienden que una
empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por
la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una
ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacén, recursos humanos, etc.
• Configurables. Los ERP pueden ser
configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para
controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición
de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar
herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de
nuevos procesos.
Las metodologías de implantación de los ERP
en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran
en juego múltiples facetas.
No hay recetas mágicas ni guiones
explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una
correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso
de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por
ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente
efectuar lo siguiente:
• Definición de resultados a obtener con la
implantación de un ERP.
• Definición del modelo de negocio.
• Definición del modelo de gestión.
• Definición de la estrategia de
implantación.
• Evaluación de oportunidades para software
complementario al producto ERP.
• Alineamiento de la estructura y
plataformas tecnológicas.
• Análisis del cambio organizativo.
• Entrega de una visión completa de la
solución a implantar.
• Implantación del sistema.
• Controles de calidad.
• Auditoría del entorno técnico y del entorno
de desarrollo.
La clasificación de un determinado software de gestión como
ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que
posibiliten su diferenciación. En el mercado del software de hoy en día es
habitual que cualquier suite de gestión pretenda un mayor reconocimiento (por
lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestión
normal que un ERP, sólo que para niveles diferentes) por el hecho de ser
conocida como ERP en lugar de como software de gestión.
Implementación
A
la hora de realizar la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas
veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de consultoras
tecnológicas. La consultoría en materia de ERP es de dos tipos, la consultoría
de negocios y la consultoría técnica. La consultoría de negocios estudia los
procesos de negocios actuales de la compañía y evalúa su correspondencia con
los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalización
de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las
organizaciones. La consultoría técnica muchas veces implica programación. La
mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las
necesidades de los negocios de sus clientes.
Ventajas
La seguridad de las
computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la organización en
contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno,
tal como malversación.
Desventajas
-La
instalación del sistema ERP es muy costosa.
-Los ERP son vistos
como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los
trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita
como una de las principales causas de falla.
-Los sistemas
pueden ser difíciles de usarse.
-Los sistemas
pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en
uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.
-Hay problemas
frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
-Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería
respecto a las necesidades reales del consumidor.
-La resistencia
en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la
eficiencia del software.
ERP versus
software de gestión
La clasificación de un determinado software de gestión como
ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que
posibiliten su diferenciación. En el mercado del software de hoy en día es
habitual que cualquier suite de gestión pretenda un mayor reconocimiento (por
lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestión
normal que un ERP, sólo que para niveles diferentes) por el hecho de ser
conocida como ERP en lugar de como software de gestión.
La principal diferencia estriba
en la definición. Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema
todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que
todos los datos estén disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la
empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una
manera centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos
programas basados en múltiples aplicaciones (denominados comúnmente suites)
independientes o modulares que duplican la información (aun cuando la enlacen
automáticamente) o no la centralizan en una única base de datos. También
elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de
ficheros independientes (sin motor de base de datos).
En definitiva, las suites de
gestión y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde
un punto de vista técnico, pero comercial y publicitariamente cruzables desde
abajo hacia arriba. Esto último es lo que hace que muchas empresas medianas o
grandes, se enfrenten con graves problemas de gestión al implementar un
software que creían ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales
o futuras, muchos de los procesos de negocio básicos que la empresa usa o que
ha pasado a usar con el devenir del tiempo.
Algunos EPR que encontramos en el mercado
actualmente son.
• Admincontrol Plus.
• Sistema Isis ERP Manager
• Netsuite Financials / ERP
• Exactus ERP Comercial
• SAP
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